DSGVO und Reparatur: Firmengeräte sicher einsenden
Sofort tun: Erstellen Sie ein vollständiges Backup, setzen Sie das Gerät danach zurück und notieren Sie Seriennummer sowie Sendungsnummer. Wer nichts Produktives mitschickt, muss über Zugriffsrisiken auch nicht diskutieren.
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Redaktion: Stefan Fleckenstein, Vierstein · Fachlich geprüft vom Werkstattnetz · Vierstein UG (haftungsbeschränkt) i. G., Springe. Unabhängiger Express-Reparaturservice, genannte Marken gehören ihren jeweiligen Inhabern, keine Autorisierung durch Apple, Samsung, Lenovo oder andere Hersteller.
Auftragsverarbeitung oder nicht: die ehrliche Einordnung
Bei Reparaturen wird oft reflexartig nach einem Auftragsverarbeitungsvertrag gefragt. Die saubere Antwort lautet: Eine Reparatur ist auf die Hardware gerichtet und nicht auf die Verarbeitung Ihrer Daten, deshalb ordnen viele Datenschutzbeauftragte sie nicht als Auftragsverarbeitung ein. Entscheidend ist, ob ein Zugriff auf personenbezogene Daten Zweck oder nur eine technisch nicht ausschließbare Nebenfolge ist.
Für die Diagnose eines Hardwaredefekts wird der Zugriff auf Ihre Daten in der Regel nicht benötigt. Getestet werden Display, Ladeelektronik, Akku, Mainboard, Tastatur oder Ladebuchse, und das gelingt ohne Blick in Ihre Postfächer. Wo die Grenze verläuft, entscheidet Ihr Unternehmen, nicht die Werkstatt, deshalb gehört die Bewertung in Ihre Dokumentation.
Praktischer Ansatz: Statt lange über die Rechtsnatur zu streiten, reduzieren Sie das Risiko technisch. Ein zurückgesetztes oder verschlüsseltes Gerät macht die Diskussion in den meisten Fällen gegenstandslos.
Der sauberste Weg: Backup und Löschung vor dem Versand
Solange das Gerät noch bedienbar ist, ist die Reihenfolge einfach. Erst ein vollständiges Backup in die Firmenumgebung oder auf einen kontrollierten Datenträger, dann die Prüfung, ob das Backup wirklich lesbar ist, danach das Zurücksetzen auf Werkseinstellungen. Wie das in wenigen Minuten gelingt, beschreibt der Ratgeber Backup vor der Reparatur.
Nach dem Zurücksetzen verlässt kein produktiver Datenbestand Ihr Haus. Das ist der einzige Weg, der ohne Vertrauensvorschuss auskommt und der sich im Zweifel auch gegenüber einer Aufsichtsbehörde erklären lässt. Bedenken Sie: Ein Datenverlust ist bei jeder Reparatur möglich, das Backup ist deshalb ohnehin Pflicht.
Wenn das Gerät nicht mehr startet
Bei einem toten Display oder einem Startproblem lässt sich weder sichern noch löschen. Dann trägt die Geräteverschlüsselung die Last. Ein ausgeschaltetes, verschlüsseltes Gerät gibt seine Daten ohne Schlüssel nicht preis, und genau das ist der Zustand, in dem es versendet wird.
Halten Sie in diesem Fall fest, dass eine Löschung technisch nicht möglich war, und vermerken Sie in der Anfrage, dass das Gerät produktive Daten enthält. Wir wissen dann, dass jeder Arbeitsschritt darauf Rücksicht nehmen muss.
Verschlüsselung prüfen: BitLocker, FileVault, iOS
Bei Windows-Notebooks arbeitet BitLocker meist im Hintergrund. Prüfen Sie vor dem Versand, ob der Wiederherstellungsschlüssel im Firmenkonto oder im Active Directory hinterlegt ist, denn nach einem Mainboard- oder TPM-Wechsel wird er gebraucht. Ohne diesen Schlüssel ist ein verschlüsseltes Laufwerk auch für Sie selbst verloren.
Bei MacBooks übernimmt FileVault dieselbe Aufgabe, der Wiederherstellungsschlüssel gehört in Ihre Passwortverwaltung. iPhones und iPads sind ab Werk verschlüsselt, sobald ein Code gesetzt ist. Bei Apple-Geräten muss zusätzlich die Aktivierungssperre deaktiviert sein, sonst sind weder Reparatur noch Funktionstest möglich.
BitLocker-Schlüssel zuerst: Senden Sie kein Windows-Notebook ein, bevor der Wiederherstellungsschlüssel gesichert ist. Wird das Mainboard getauscht, verlangt das System ihn beim ersten Start, und ohne Schlüssel bleiben die Daten unzugänglich.
Passcode, MDM-Freigabe und was wirklich nötig ist
Einen Gerätecode fragen wir nur an, wenn ein Funktionstest ihn zwingend verlangt, etwa bei Touch, Face ID, Kamera oder Lautsprecher nach einem Displaytausch. Bei einem zurückgesetzten Gerät entfällt das ohnehin. Sie entscheiden in jedem Fall, ob Sie den Zugang bereitstellen, und Sie können ihn nach Rückerhalt sofort ändern.
Ist das Gerät in ein MDM eingebunden, klären Sie die Freigabe vor dem Versand. Ein Gerät, das sich nach dem Zurücksetzen automatisch neu registrieren will oder als nicht konform gesperrt wird, blockiert den Funktionstest. Welche Schritte im Betrieb sonst noch anfallen, steht im Sofortplan für den Betrieb.
Dokumentation: was Sie festhalten sollten
| Was dokumentieren | Warum |
|---|---|
| Seriennummer und Inventarnummer | Eindeutige Zuordnung von Gerät, Nutzer und Vorgang |
| Zustand der Daten beim Versand | Belegt, ob gelöscht, verschlüsselt oder produktiv |
| Sendungsnummer hin und zurück | Lückenlose Nachverfolgung der Verwahrkette |
| Datum von Versand, Diagnose, Freigabe | Nachvollziehbarer Zeitverlauf des Vorgangs |
| Wunsch nach Datenlöschung | Muss vor der Einsendung erfasst sein |
| Entscheidung bei Totalschaden | Rückversand oder Verwertung, schriftlich festgehalten |
Nach der Reparatur: Löschung und Verwertung
Eine Löschung des Datenträgers nach abgeschlossener Reparatur ist auf Wunsch möglich, wenn Sie das in der Anfrage vermerken. Sinnvoll ist das vor allem dann, wenn zur Fehlersuche ein Testsystem aufgespielt werden musste. Ein förmlicher Löschnachweis gehört nicht zur Standardabwicklung, er lässt sich nur auf Anfrage klären.
Stellt sich ein Totalschaden heraus, haben Sie zwei Wege: Rückversand auf Ihre Kosten oder fachgerechte Verwertung über unser Netzwerk. Auch hier gilt, dass ein Löschnachweis für den verbauten Datenträger nur auf Anfrage möglich ist. Wollen Sie das Gerät ohnehin ersetzen, hilft die Abwägung im Ratgeber Reparieren oder ersetzen.
Sturz, Diebstahl, Flüssigkeit, Haftpflicht oder Elektronikversicherung: Den einreichfertigen Kostenvoranschlag erstellen wir online als PDF, mit Akzeptanz-Garantie und ohne Geräteversand. Parallel dazu können Sie die Express-Reparatur starten.
Zum Online-Kostenvoranschlag →So läuft die Einsendung für Unternehmen
Sie füllen das Formular aus und erhalten Versandlabel und Verpackungshinweise per E-Mail, bei Anfragen werktags bis zum Nachmittag noch am selben Werktag. Nach Eingang startet die Express-Diagnose, Sie erhalten den schriftlichen Kostenvoranschlag per E-Mail, und repariert wird erst nach Ihrer Freigabe. Danach folgen Funktionstest und versicherter Express-Rückversand.
Mehrere Geräte lassen sich in einer Anfrage bündeln, die Abrechnung läuft über eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Die Details zur Abwicklung stehen auf der Seite Express-Service für Unternehmen, den Vorgang starten Sie über das Anfrageformular.